“Eficiência” é uma palavra muito usada em textos institucionais de empresas, na maioria das vezes como um diferencial. Mas, de fato, os processos dessas empresas são eficientes? Muitos pensam que eficiência é somente sobre “bater metas”, mas está muito ligada também a agilidade e desempenho de um negócio. Entenda melhor a seguir e aprenda soluções para problemas de ineficiência operacional na sua empresa!
O que é eficiência operacional? Por que é tão importante?
O dia a dia de uma empresa é composto por operações e processos que fazem o “motor” girar. Cada setor tem suas atividades, utiliza recursos e sistemas específicos para realizá-las e, quanto melhor forem utilizados estes recursos para realizar as atividades, melhores serão os resultados em curto e longo prazo. A eficiência operacional é justamente sobre a capacidade de tornar os processos otimizados para alcançar melhores resultados.
Em outras palavras, eficiência operacional é otimizar recursos, gastar menos e produzir mais, trazendo mais praticidade para as operações e, principalmente, melhorando a qualidade da entrega do seu produto ou serviço ao cliente final. E vai além de uso de tecnologias, englobando pessoas, equipamentos, tempo e capacidade de execução.
Como identificar a melhor solução para ineficiências no seu negócio?
O primeiro passo para identificar a ineficiência operacional é fazer um bom entendimento do seu negócio, em busca de falhas nos processos. Assim você identifica o que pode ser melhorado. Uma boa análise dos problemas nos processos passa por três palavras-chave: Priorização, Colaboração e Empatia:
- Priorização para entender em quais processos ou áreas residem os maiores problemas e focar na análise destes primeiro. É muito difícil atacar tudo ao mesmo tempo, a menos que seus recursos sejam ilimitados;
- Colaboração para poder fazer uma análise completa dos problemas, envolvendo pessoas de diferentes disciplinas, evitando um viés na identificação dos problemas e suas soluções;
- Empatia para poder entender realmente qual o problema que as pessoas diretamente envolvidas nos processos estão fazendo, sejam colaboradores, gestores ou clientes.
Alguns possíveis problemas relacionados à ineficiência operacional que podem ser encontrados:
- Um trabalho que antes era executado em menos tempo está levando mais tempo para ser feito, ou pior, gastando mais tempo e dinheiro;
- Cada setor possui um sistema diferente de trabalho para controlar suas atividades, os quais não têm alinhamento entre si nem criam um fluxo de trabalho integrado para execução ponta a ponta;
- Você percebe que ganharia muito mais agilidade se algumas operações fossem automatizadas;
- Sua empresa lida com uma grande quantidade de dados, internos e de clientes, mas não existe um tratamento adequado destes dados para gerar informações relevantes para análise do negócio;
- Você sente sua empresa “ultrapassada”, com trabalhos muito “manuais” e faltando aquele toque transformador de aplicações modernas auxiliando nas operações; dentre outros exemplos.
Após detectar falhas e pontos de ineficiência operacional, o próximo passo é identificar e testar soluções. Algumas delas podem envolver organização de workflows, robotização de tarefas e automações para otimizar a tomada de decisões, por exemplo, que ajudam a trazer mais agilidade, controle e maior desempenho aos processos.
Para ter certeza de quais soluções são as mais adequadas aos problemas específicos dos seus processos de negócio, mais uma vez é importante contar com a colaboração das pessoas diretamente envolvidas para analisar os problemas, gerar ideias e testar as soluções.
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